「また同じ作業？」と思ったら。仕事が減る“自動化”の視点とは？
気づけば毎月、同じ作業を繰り返している…
「この作業、今月もまたやるのか…」
Excelを開いてコピー＆ペースト、紙を印刷してハンコをもらいに行き、PDFにして送信。何気なく続けているルーティン業務、ふと気づくと、1日の半分以上を“毎月同じ作業”で費やしていませんか？
特に総務・人事・経理などバックオフィス業務では、1ヶ月・1年のサイクルで「いつもの仕事」がたくさんあります。しかしそれらの多くが、“人がやらなくてもいい仕事”である可能性があることに、気づいている人は案外少ないのです。
“作業を減らす”には、自動化という選択肢がある
そもそも「仕事を減らす」と聞くと、「業務を誰かに押しつける」「外注する」「残業をがまんする」といったイメージを持つ人もいるかもしれません。でも、これからの時代の「仕事を減らす」はもっと前向きでスマートです。
キーワードは「自動化」。
自動化とは、同じ作業を“人の代わりにソフトウェアがやってくれる”という発想です。しかも最近では、プログラミングができなくても使えるRPAツール（ロボティック・プロセス・オートメーション）が普及し、現場レベルで自動化を進められるようになってきました。
たとえばこんな作業が対象になります：
- 勤怠データをExcelに集計する
- 書類をPDFにして指定フォルダに保存する
- メールの内容を読み取り、データベースに登録する
これらを、マウス操作やキーボード入力を記録して自動化できるのが、今のRPAなのです。
自動化とは何か？「置き換え」ではなく「委ねる」発想へ
“自動化”と聞くと、仕事が奪われるとか、効率だけを追う冷たい手段のように感じるかもしれません。けれども、実際にはまったく逆です。
自動化の本質は、「人間の時間とエネルギーを、もっと創造的なことに使うための環境づくり」です。
たとえば、書類をまとめる、フォーマットに転記する、ファイルをリネームする——こうした“単純だけど時間がかかる”作業を自動化することで、人は「考える」仕事に集中できます。
- もっと良い働き方を提案する
- 社員の不満に耳を傾ける
- 経営と現場をつなぐアイデアを出す
自動化は、仕事を奪うのではなく「仕事を解放する」手段なのです。
自動化できる仕事、できない仕事。違いは“繰り返し”と“判断”
どんな仕事でも自動化できるわけではありません。けれども、“向いている仕事”には明確な特徴があります。それは以下の2点です：
- 作業内容が毎回ほぼ同じである（定型業務）
- 人による判断がほぼ不要である（ルール化可能）
たとえば、下記のような業務は自動化に向いています：
- 社員の月次勤怠データをシステムから取得 → Excelに貼り付ける
- 見積書をテンプレートに入力してPDF化 → メール添付で送信
- WEBサイトから情報をコピーして一覧にまとめる
逆に、「対応相手の感情をくみ取る必要がある」「状況によってやることが変わる」などの業務は、人にしかできない“非定型業務”であり、自動化は難しいです。
まずは自分の業務を見渡して、「これ、毎回同じようにやってるな…」という作業をリストアップしてみてください。それが、自動化の第一歩です。
「WinActor」は現場発で導入できるRPAツール
数あるRPAツールの中でも、国内で高いシェアを誇るのが「WinActor（ウィンアクター）」です。特に、自治体や教育機関、製造業など、ITリテラシーが高くない現場でも広く使われている点が特徴です。
WinActorの魅力は次のとおり：
- 日本語UIで直感的に操作可能
- ドラッグ＆ドロップでフローを作れる
- 専門知識がなくても現場主導で運用できる
- Excel・Word・ブラウザなど、既存のソフトと簡単に連携できる
つまり、「現場で実際に仕事している人」が、自分の手を動かさずに済むように設計しやすいのです。
しかも、使い慣れたWindows環境の中で動かすことができ、特殊なシステム導入は不要。導入初期のハードルが低いのも、現場に受け入れられている理由です。
「仕事が減った」企業が語る3つの変化
WinActorを導入した企業では、次のような声が多く聞かれます。
- 残業が減った
単純業務にかかっていた1日1時間の作業が丸ごと自動化され、定時退社が可能に。心理的負担も減少。 - ミスが減った
人間による転記や確認作業での“うっかりミス”が激減。監査対応や証跡管理もスムーズに。 - 評価されやすくなった
自動化プロジェクトをリードしたことで、上司からの評価が上がり、社内での存在感が増した。
これらの変化は、日々の仕事に追われていた時には得られなかった恩恵です。RPAは単なる効率化ではなく、“働き方”そのものを変える手段なのです。
今の仕事が“資産”になる未来へ
「毎月同じ作業をこなす」ことが当たり前だと思っていると、自分の時間はどんどん消耗していきます。でも、その作業を“仕組み”に委ねることで、あなたの働き方はガラリと変わります。
WinActorは、その第一歩としてとても現実的な選択肢です。
まずは、「また今月もやっている作業」に目を向けてみてください。
それが、あなたの仕事を“資産”に変えるきっかけになるかもしれません。
