導入前の困りごと ペーパーレス化の取り組み
DX推進をペーパーレス化から始める！メリット・手法を解説
デジタルテクノロジーの進展と共に、「DX」という言葉を耳にする機会が増えてきました。
DXとはデジタルトランスフォーメーションの通称で、IT技術を活用して、業務の効率化や生産性の向上、新たな価値の創出を図る取り組みのことを指します。
先日、DX推進事例としてRPA（業務自動化）をご紹介しました。
目次
１．DXの第一歩「ペーパーレス化」
２．ペーパーレス化のメリット
３．ペーパーレス化の手法
４．まとめ
１．DXの第一歩「ペーパーレス化」
DXのゴールは、IT技術を活用して、新たな価値を創出し、競争上の優位性を確立することです。
ゴールに向かう過程は次のように表せます。
いきなりゴールまで一足飛びで行けるわけではありませんので、少しずつ推し進めていく必要があります。
そこで、DXの第一歩となるのが「ペーパーレス化」です。
「ペーパーレス化」とは、紙（ペーパー）の利用を減らし、デジタルデータでのやり取りを増やすことで業務を効率化しようとする取り組みの事です。
まず業務の中で紙の利用を減らし、データ化にシフトすることで、業務のデジタル化を進めていきます。
よくDXの事例として挙げられる「業務自動化」でも、操作対象は電子化されている必要があるため、ペーパーレス化の取り組みはDX推進のための通過点といえます。
２．ペーパーレス化のメリット
次にペーパーレス化のメリットを3つご紹介します。
メリット①業務を自動化できるようになる
1つ目は、前項でも述べたように、電子データ化することで業務を自動化できるというメリットです。
業務自動化（RPA）の仕組み
ソフトウェアロボットが人の作業を代行
（設定した通りにクリックや文字入力をこなす）
ソフトウェアロボットはPC上で作業を行うので、PC上で扱える範囲しか操作できない
！紙媒体を操作することはできない
業務自動化は、DXへの取り組みの中で最も例が多い施策といえます。
DXがゴールに掲げている「新たな価値の創出・競争上の優位性の確立」のためには、人のクリエイティブな力が必要です。
そのために、ロボットを上手に使って、人材を適切な箇所に配置しようと取り組んでいます。
メリット②手続きオンライン化へ対応できる
2つ目のメリットは、手続きのオンライン化へ対応できるという点です。
現在、日本国内では、行政・民間企業問わず、手続きのオンライン化が進んでいます。
行政では、2019年にデジタルファースト法案が可決・施行されました。
これにより、行政手続きの処理をデジタル優先にし、オンラインで完結させる取り組みが行われました。
行政手続きの効率化を図ることを目的とした法案ですが、企業に何も影響がないわけではありません。
これからDXの動きが活発になり、私達を取り巻く環境においてオンライン化が加速する中、環境に合わせた変化が求められます。
そのためにも、社内の紙文化を見直し、デジタル化に取り組むことが必要になります。
メリット③検索性UP
3つ目のメリットは検索性の向上です。
電子データは紙と異なり、データの検索が容易です。
紙の時は見つけるのに時間がかかっていたというものも、電子データになることで検索時間が短縮され、作業効率がUPします。
３．ペーパーレス化の手法
最後にペーパーレスの手法を2つご紹介します。
仕組みを変える
1つ目は仕組みを変える方法です。
これまで紙を使っていた作業を電子データでのやり取りへと仕組みを変更します。
例）Before：A部署からB部署へ管理帳票を印刷して受け渡し
After：A部署からB部署へ管理帳票をExcelファイルで受け渡し
仕組みの変更は、ルールを整備し全員が慣れるまで啓蒙活動必要になりますが、
ツール導入などの費用が発生することがないため取り組みやすいといえます。
AI-OCRツールを導入する
2つ目はAI-OCRツールの導入です。
業務の中には、仕組みを変更できないケースもあると思います。
例えば、工場での管理業務に必ず紙を使っており、現場でデータ入力ができないというケースです。
そのような場合は、AI-OCRツールを使用して、紙帳票を電子データ化します。
ツールを使うことで簡単に電子データ化でき、既存の業務フローを変えることなく効率化することができます。
４．まとめ
ペーパーレス化について、メリットと手法をご紹介しました。
メリット
・業務を自動化できるようになる
・手続きオンライン化へ対応できる
・検索性UP
手法
・仕組みを変える
・AI-OCRツールを導入する
ツールを使うことで効率よくペーパーレス化を進められます。
これからペーパーレス化に取り組むという方はぜひ参考にしてみてください。
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