「ニューノーマル」という言葉を聞いたことはありますか。

コロナが終息した後でも、世界は元に戻るのではなく、全く新しい（ニュー）常態（ノーマル）になると考えられています。

企業活動においても、変化が求められています。
例えば、経営者にとっては、ビジネス環境が大きく変わります。
社員にとっては、働き方や求められるスキルが変わります。

そんな世界で勝ち残るためには、経営者と社員が一丸となって、従来通りの業務を見直し、変化に適応できる力を付けていく必要がありそうです。
本記事では、その初めの一歩として、RPA導入をオススメしている理由をご紹介します。

1. 業務改善に必要なこと
2.業務改善の観点
3.業務改善の進め方
4. まとめ

１．業務改善に必要なこと

改善活動を進めるにあたって、最も重要なことは社員の協力です。
業務を一番深く知っているのは社員だからです。

では、成功の鍵である現場社員の意識醸成はどのように進めていけば良いのでしょうか。
大事なポイントを幾つか書いてみます。

ゴールをイメージできる

ツールは何でも良いのですが、取組み自体のゴールがわかりやすいと「やってみよう！」と思ってもらうことができます。

例）RPAで〇〇業務を自動化する

「自分でやった」という達成感をもてる

改善活動は1回で終わりではなく、継続が大事です。
社員が自ら課題発見から改善まで一気通貫で携わることができれば、その成功体験をもとに当事者意識を持って活動してくれるようになります。

例）現場フレンドリーNo.1を掲げるRPAツール「WinActor®」は、開発の難易度が比較的低く、社員が自らが課題発見から改善まで実施できます。

余力がある

業務量が変わらないままでは、新しい取組みに力を注ぐことができません。
担当者の業務を削減する必要があります。

例）単純作業を自動化して、空いた時間を改善活動に充てる

２．業務改善の観点

改善の観点は大きく分けて5つあります。
これらの切り口で、既存業務を見ていくことになります。

概要	説明
やめる	作業の目的がはっきりしないものは、廃止を検討します。
集中	複数人で実施している業務を、一か所に集めて実施します。
標準	複数人で実施している業務の手順やノウハウを共有します。
移管	外部委託を検討します。
システム化	システムを用いて効率化を図ります。

「やめる」に関しては、関係者との調整が大変なものの、最も効果のある業務改善と言えます。
「システム化」には、RPAやAI-OCRなどのITツールの活用が含まれます。

３．業務改善の進め方

まずは、現状を確認するところから始めます。
調査表を作成し、社内にどんな業務があるかを一覧化してみましょう。

初めから広い範囲で調査すると収拾がつかなくなる可能性があるため、多くても数十名規模で実施すると良いかもしれません。

（図）調査票の例

次に、「業務改善の観点」をもとに、関係者間で話し合いの場を設けて、各業務毎に課題感や対応方針について、まとめていきましょう。

＜注意＞
全てを同時に検討・実行していくのは骨が折れるため（プロジェクトが頓挫してしまうことも・・・）、小さく始めて、徐々に活動範囲を広げていくことをお勧めします。

４．まとめ

社会の変化に対応していくために、各企業にて既存業務の見直しが急ピッチでおこなわれています。
社員を改善活動の主役として進めることができれば、良い循環が生まれます。

業務改善の観点やツールは多種多様ですが、何よりも大事なことは、 “きっかけ”を作って、小さくてもいいので始めることです。