2021年6月にWinActorは導入企業数6500社を突破しました。
導入企業数が増える中、導入からある程度期間が経過した企業では、全社展開に向けて推進中、または全社展開を終え、安定した運用期に入っています。
RPAの流行初期と比較すると、現在はインターネットで検索すれば様々な導入事例が見つかるようになりました。
そこで最近よく目にするのが、『RPAの失敗事例』
失敗事例をもとに対策を立ててRPAの導入に取り掛かる人が増えています。
本記事では、失敗事例から分かるRPA導入を失敗する原因とRPA導入を成功させるポイントをご紹介します。

１．RPA導入が失敗する原因
– (1)RPA導入の目的が不明確
– (2)自動化したい業務の整理ができていない
– (3)RPAの導入効果を「削減時間」だけで見ている
２．RPA導入を成功させるポイント
– (1)PDCAサイクルを回しながらプロジェクトを進める
– (2)自動化したい業務を整理する
– (3)ベンダーのサポートを利用する
３．まとめ

１．RPA導入が失敗する原因

(1)RPA導入の目的が不明確

RPA導入自体を目的にしていませんか？

RPA導入は、あくまでも業務効率化の「手段」の一つです。
目的・目標の設定を曖昧したままRPA導入を進めると、「導入できたから終わり」という事態になりかねません。
「なぜRPAを導入するのか」、その目的に立ち返りながら、RPAプロジェクトを進めていく必要があります。
働き方改革のため、業務効率化を図り、生産性を向上させることが本来の目的のはずです。
企業・部門によって、目的は更に細かな目標に分解できます。
RPA導入をゴールだと考えず、導入後に目指す目標に向かって取り組んでいきましょう。

(2)自動化したい業務の整理ができていない

RPA化したい業務は手順がはっきりしていますか？

手順が曖昧だとRPAに向いた業務なのかもわからず、効果を出せない場合があります。
RPA導入において事前準備をしっかり行うことはとても重要です。
RPA化の準備段階で業務分析をし、使用するデータを整理することで、不要な手順が見えてくることもあります。
RPAに限らず、業務効率化において、「業務の見える化」は必須といえます。
「自動化するべきか、それとも別の方法で効率化を図るべきか」など判断するために、業務の整理をおこないましょう。

(3)RPAの導入効果を「削減時間」だけで見ている

RPAの導入効果を削減時間だけで評価していませんか？

業務の削減時間のみを、効果測定の指標として設定するケースが多く見られます。
しかし、RPA導入効果の評価には、「削減した時間をどのように活用するか」という観点も重要です。
例えば、業務自動化によって生み出された時間を、企業のコア業務に割り当てることで、 売上に貢献する、といった部分までを評価に入れることが理想です。
導入初期からこの観点を持っておくことで、RPAが企業活動にどのように効果を発揮するのか、広い視点で見ることができます。

また、RPA化に伴うロボット作成時間や運用保守業務で労働時間が増えていませんか？
削減時間を加味しても結果的に生産性向上に繋がらなかった、ということがあります。
1ヶ月で10時間削減できたとしても、RPAの運用保守にかかる時間がそれを上回ってしまうと、成果として芳しくありません。
「作成が難しい業務の自動化に時間をかけすぎている」「エラー対応が上手く行かず、ずっと不具合が起きている」など、
RPAの知識が十分でない導入初期に起こりやすい問題です。
詳しくは後述しますが、そのような場合にはベンダーのサポートを活用し、導入初期はRPAの運用が安定するまで支援してもらいましょう。

２．RPA導入を成功させるポイント

(1)PDCAサイクルを回しながらプロジェクトを進める

PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字をとったもので、
品質管理の手法のひとつです。
計画から改善までをセットで考え、そのサイクルを継続して回していきます。
RPAプロジェクトにおいても、改善活動を継続することで、より効果を発揮するといえます。
このPDCAサイクルを意識することで、Plan（計画）で、RPA導入の目的を振り返る習慣がつき、目的を意識した改善活動に繋がります。
企業によっては、RPA推進が全社的に広がると、専門の部署・チームを設けて、PDCAサイクルに則った運用をおこないます。

(2)自動化したい業務を整理する

業務整理をおこない、RPA化の準備を整えます。
業務整理は以下の順番でおこないましょう。

１．業務の洗い出し
２．分類
３．優先度決め
４．対応の判断
５．RPA化準備

現状の把握が重要です。
業務の洗い出しでは、作業にかかる時間や発生頻度、必要なスキル、マニュアルの有無などをまとめておくと整理がしやすいです。
また、業務に関する課題や問題点も洗い出しましょう。
普段疑問を持たずに取り組んでいた業務でも、見直してみるとムダがあるかもしれません。
たとえば、同じような作業を重複しておこなう場合があるなど、ちょっとした問題でも書き出してみましょう。
ここで書き出した情報が、後から業務効率化を検討する際に重要になります。
弊社では業務洗い出しのフォーマットを用意しており、RPA化可能か無料でご相談いただけます。*これからRPAを導入する方に限ります。
業務整理のお話しだけでも構いませんので、気になる方はお気軽にお問い合わせください。

(3)ベンダーのサポートを利用する

RPA化に伴うロボット作成時間や運用保守業務に多く時間を費やしていると、
自動化による削減時間と相殺され、結果的に効果に繋がらなかったというケースがあります。

前述しましたが、RPA導入初期は始めたばかりであるため、どうしてもRPA化に時間がかかってしまうものです。
段階的にRPAの知識を身に付け、RPA化にかける時間が次第に短縮されていくのが理想です。
しかし、企業・部門によっては、RPAになかなか時間を割けず、スキルを習得することが難しいという方もいらっしゃいます。
そのような場合にはベンダーのサポートを活用し、導入初期はRPAの運用が安定するまで支援してもらいましょう。

サポートを検討するポイントは、次の2点です。

・導入初期のロボット作成から運用保守までトータルでサポートしてくれるメニューを選ぶ
・従業員のRPAスキル習得に関する方針を決定した上で、教育プランを選ぶ

弊社では、お客様のご要望にそったサポートを提案させていただき、
RPA運用が安定するまでご支援いたします。

サポートプラン例）

パターン①ロボット作成を自社内製化したい方へ

パターン②ロボット作成を完全にアウトソーシングしたい方へ

パターン③最初だけアウトソーシング＋徐々に自社内製化したい方へ

詳しくはお問い合わせください。

３．．まとめ

RPA導入に失敗する原因とRPA導入を成功させるポイントをご紹介しました。
RPA導入の進め方や事例について更に知りたいという方はお気軽にお問い合わせください。