「Excelマクロを引き継げない」その属人化、RPAで今すぐ解決できる理由
そのマクロ、誰も触れません——属人化の現場で起きていること
Excelマクロを使った業務が長年続いている企業や部署で、よく聞かれる悩みがあります。
「このファイル、誰が作ったか分からない」
「中身が複雑すぎて、誰も修正できない」
「担当者が退職してから、触るのが怖くなった」
これらは、いわゆる“属人化”の典型です。特にマクロは、作成者のクセや暗黙知が色濃く出るため、ドキュメントもなく、ブラックボックス化しやすい傾向があります。業務の中枢で動いているのに、触れない、止められない、直せない。そんな綱渡りの運用が、日々のルーチンとして続いているのです。
誰かが「このままでいい」と判断しているわけではありません。ただ、「今さら手を出せない」「止めたときのリスクが怖い」ため、放置されているケースがほとんどです。
そしてその結果、業務が止まるのは“いつか”ではなく、“突然”やってきます。
なぜExcelマクロは“属人化”しやすいのか？
Excelマクロが属人化しやすい理由は、その特性にあります。
まず、マクロは「VBA（Visual Basic for Applications）」というプログラム言語を使って作成されます。非エンジニアの現場担当者が自己流で作ることが多く、独自の記述方法や変数名、ルールが入り混じります。そのため、他の人が見ても何をしているか理解しづらく、「読み解けないコード」と化してしまうのです。
さらに、マクロは“業務と業務の間”を補完するグレーゾーン的な役割を果たしていることが多く、業務フロー全体の中で正式に定義されないまま運用されがちです。つまり「なくては困るけれど、誰も責任を持っていない」状態が続くわけです。
こうした背景から、担当者が不在になると「中身が不明」「改修できない」「引き継げない」といった問題が表面化し、結果的に業務そのものの継続性を脅かすことになります。
マクロ属人化が招く5つの実害
Excelマクロの属人化がもたらす影響は、思っている以上に深刻です。以下のような“実害”が、日々の業務の足を引っ張っています。
- 業務が止まる
担当者が不在の際にマクロがエラーを起こすと、誰も対応できず業務がストップします。 - 改善・効率化ができない
マクロがどう動いているか分からないため、改善したくても手が出せません。 - 新担当者の心理的負担が大きい
引き継がれたマクロが複雑だと、「壊してしまったらどうしよう」と萎縮し、積極的な活用が難しくなります。 - リスクが潜在化する
マクロの内部に不正確な処理やセキュリティ上の問題があっても、誰も気づけません。 - 業務の属人化から組織の脆弱化へ
マクロだけでなく、業務そのものが“その人しかできない”状態になり、組織としての継続性が損なわれていきます。
属人化されたマクロは、業務を支える存在であると同時に、“いつ壊れてもおかしくない地雷”のような存在でもあります。
RPAは「誰でも読める自動化フロー」を作れる
RPA（Robotic Process Automation）は、マクロに代わる“次世代の業務自動化ツール”として注目を集めています。
中でも「WinActor」は、視覚的なフローチャートで自動処理を組み立てられる点が大きな特徴です。VBAのようなコードを書かなくても、誰が見ても理解しやすい構造になっているため、「誰でも中身を把握できる」「他人のロボットでも管理しやすい」仕組みが作れます。
たとえば、「受信メールの添付ファイルを自動で保存して印刷」「Excelから請求書を作成し、指定フォルダにPDF出力」といった処理も、すべてアイコン操作と設定だけで構築可能です。
さらにWinActorでは、処理の途中にコメントを挿入したり、複数人での開発・管理もできるため、“属人化しない”設計が最初から意識されています。
これにより、これまで属人化していたマクロ業務をチームで分担・改善しやすくなり、「自分しか触れない仕事」が「誰でも継続できる業務」へと変わるのです。
実例：マクロからRPAに移行した企業の変化
実際に、長年マクロに頼っていた企業がWinActorを導入し、業務の安定化と効率化に成功した事例をご紹介します。
ある製造業の会社では、請求データの集計とフォーマット変換を毎月マクロで行っていました。しかし、担当者が退職し、残された社員はマクロの修正すらできず、業務が停滞。毎月の集計作業に人手がかかり、本来の業務に集中できない状態が続いていました。
そこでRPAツールの導入を検討し、WinActorによって処理フローを一から再構築。旧マクロの内容をベースにしつつ、可視化・汎用化されたロボットを設計し、業務を自動化しました。
結果、業務時間は月20時間削減され、引き継ぎ書も不要なほど操作がシンプルに。さらに、営業部門からも「自分たちの業務も自動化できそう」と声が上がるなど、全社的に自動化への関心が高まりました。
このように、RPAへの移行は単なる“業務効率化”にとどまらず、組織のナレッジ共有と意識改革にもつながるのです。
「いつかやらないと」では遅い。今のうちに変える価値
「このままではマズい」「どこかで手を打たないと」と思っていながら、マクロの見直しを先送りにしている企業は多く存在します。
しかし、属人化は“静かなリスク”です。目立たないだけで、確実に組織の弱点になっており、いざという時に業務を止める引き金になります。
特に、退職や異動といった“人の変化”は、企業にとって予測しづらく、突然やってきます。業務がブラックボックスのまま人がいなくなることで、「業務の復旧に何週間もかかる」「仕組みをゼロから構築し直す」といった事態に発展することも少なくありません。
WinActorのようなRPAを今のうちから導入し、既存のマクロ資産を「共有できる資産」に変えておくことで、こうしたリスクを大きく減らすことができます。
将来的な引き継ぎ、業務継続性、そして新たな業務改善の土台として——“今こそ動き出すタイミング”なのです。
「引き継げない不安」から「誰でも使える自動化」へ
Excelマクロの属人化は、多くの企業にとって「いつか起こる問題」ではなく、「すでに起きている不安」です。
その不安を、“問題”として放置するのか、“改善のチャンス”として向き合うのか。選択次第で、未来の業務の姿は大きく変わります。
WinActorのようなRPAツールは、「誰かしか触れない仕組み」を「誰でも扱えるフロー」に変える力を持っています。個人のノウハウを組織の資産へと昇華させ、業務の透明性と継続性を高めてくれるのです。
もしあなたの職場に、“誰も触れられないマクロ”が存在するなら——それはRPAへの切り替えを検討すべきサインかもしれません。
今こそ、引き継げない不安から抜け出し、全員で使える“未来の業務”へと一歩踏み出す時です。
