年末調整や健康診断、またバタバタ？ “時期もの業務”に効くRPA活用法
毎年やってくる、年末調整や健康診断の案内、勤怠チェックや住民税の更新——。
「またこの時期が来たか…」と、慌ただしさにため息をついていませんか？
これらの“時期もの業務”は、決まった時期に集中して発生する一方で、毎年ほぼ同じフローを繰り返す傾向があります。
この「変わらないのに手間だけかかる」業務をそのままにしておくと、人手不足の中で疲弊してしまうのも当然。
しかし今、多くの企業がこの問題に対して「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」という武器を導入し始めています。
この記事では、特に“時期もの業務”におけるRPA活用のメリットと、導入の進め方を紹介します。
なぜ“時期もの業務”はRPAと相性がいいのか？
まず、RPAとは「人間がPC上で行っている定型業務をソフトウェアのロボットが代行する」技術です。
このRPAが特に力を発揮するのが、“毎年・毎月、ほぼ同じ形で発生するルーティン業務”。
たとえば、年末調整の資料送付や回収・Excel管理。
健康診断の案内メールの作成や日程入力、名簿管理。
勤怠締め処理、給与計算におけるデータチェックや突合など——
こうした業務の多くは、「内容が変わらない」「決まった処理」「人の判断をあまり挟まない」ものです。
これは、まさにRPAの得意分野。
「毎回手作業でやっているが、実は自動でできる」という宝の山が、時期もの業務には眠っているのです。
RPAで実際にどんなことができるのか？
RPAツール「WinActor」を使えば、以下のような処理が自動化可能です：
- 年末調整に必要な従業員情報の収集・入力・チェック
- 健康診断案内のメール送信（部署別・日時別）
- 健診業者から送られた受診結果のフォーマット変換
- 勤怠データの締め処理・未入力者のリスト化
- 住民税の更新時期における書類作成とデータベース登録
これらは一見地味な作業ですが、**“間違えてはいけないが、人がやると疲れる”**業務です。
RPAは、人間がミスしやすい単調作業を、スピーディかつ正確に処理してくれるため、心理的な負担も大きく減ります。
導入準備：RPA導入の第一歩は“今ある業務を言語化すること”
「うちの業務は特殊だから」「どこから自動化すればいいか分からない」
そんな声をよく耳にしますが、実は最初にやるべきことはシンプルです。
それは、「自分の業務を5ステップで言語化してみる」こと。
- 何を
- いつ
- 誰に対して
- どういうツールを使って
- どんな手順でやっているか
このように書き出してみると、業務が“見える化”されます。
そこから「繰り返しが多い」「決まったテンプレを使っている」ものを見つければ、そこがRPA化の入口になります。
RPA導入の“よくある誤解”とその解消法
RPA＝「エンジニアしか扱えない」「複雑で大がかりな仕組み」と思われがちですが、WinActorは現場レベルで導入しやすいのが特長です。
たとえば、Excelでマクロを組んだことがある人なら、ほとんど違和感なく操作できます。
また、「途中で業務が変わったら使えなくなるのでは？」という不安も、フローの一部だけを差し替えることで簡単に対応できます。
実際に、毎年少しずつフローを調整しながら再利用している企業も多く、柔軟性も評価されています。
今、始めない理由がない — 業務を“先手で減らす”マインドへ
「繁忙期が落ち着いたら」「今年はもう間に合わないかも」
そんな言い訳を続けているうちに、また1年が過ぎてしまいます。
でもRPA導入は、今の業務を棚卸しするだけでも十分な価値があります。
まずは「何を自動化できそうか」考えるところから始めてみましょう。
WinActorは、その第一歩を手軽に踏み出せるツールです。
WinActor導入の流れ（初めての方でも安心）
- 【業務ヒアリング】現状の業務内容やお悩みを丁寧にヒアリング
- 【対象業務の選定】RPAに向いている業務を一緒に洗い出し
- 【PoC（お試し自動化）】まずは1業務からテスト導入
- 【本格導入と社内展開】効果検証後、他業務へ展開
実際に導入された企業の多くが、「もっと早く始めておけばよかった」と感じておられます。
“繰り返しの手間”は、誰かが止めるまで終わりません。RPAはそのスイッチになれる存在です。
「まず相談だけでも大丈夫です」— 今すぐ、未来を軽くする第一歩を
「本当に自社で使えるのか不安」「費用対効果があるのか知りたい」
そんな方のために、WinActorでは無料相談を実施しています。
専門スタッフが現状をヒアリングし、最適な自動化プランをご提案。
業務が“自動で動く感動”を、ぜひ一度体験してみてください。
