書類業務に追われる総務へ：「それ、毎回やらなくていい方法があります」

総務の“終わらない書類仕事”にうんざりしていませんか？

総務や人事の仕事には、月末月初にかけて「毎月のように発生する定型業務」が山ほどあります。社員の勤怠チェック、給与明細の発行、社内配布用資料の作成、紙への押印、印刷・仕分け・封入作業…。
それら一つ一つは決して難しい作業ではないけれど、「気がつけば一日が終わっている」ほど、時間と手間がかかるのが現実です。

しかも、毎月繰り返すこのルーティン業務は、改善されることなく“当たり前”として定着しがちです。「やらなきゃいけないことだから仕方ない」「人を雇う余裕もないし」と、あきらめていませんか？

でも実は、そうした“繰り返し作業”は今、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）という技術で自動化できる時代に入っています。

 

書類業務がなくならない理由：ルール・習慣・人手不足

そもそも、なぜ総務の業務から「面倒な書類作業」がなかなか減らないのでしょうか？その理由には、大きく3つの要素が絡んでいます。

1つ目は、社内のルールや慣習です。昔から使っているフォーマット、押印文化、紙による保存義務など、簡単には変えられないものが根強く残っています。

2つ目は、習慣の積み重ねです。毎月やってきた作業は、もはや“業務フロー”として染みついてしまい、見直すタイミングすらないという企業も少なくありません。

そして3つ目は、慢性的な人手不足です。余裕のある体制であれば、改善プロジェクトを立ち上げる余地もあるかもしれませんが、実際には「今月を乗り切ることで精一杯」というのが現場の本音ではないでしょうか。

これらが組み合わさって、“非効率と分かっていながら改善されない”という状況を生み出してしまっているのです。

 

実は“ルーティン業務”には共通点がある

しかし、改めて毎月の業務を見直してみると、実は「自動化しやすい特徴」が多く含まれています。

例えば、以下のような要素です：

• 同じ操作を繰り返している（例：Excelのコピペ、印刷指示）

• 特定の条件に従って処理している（例：勤怠表の未提出者にリマインドメール）

• ミスなく正確に行う必要がある（例：給与計算の集計）

• 毎月、決まったタイミングで発生する（例：月初の各種報告書）

このような作業は、「ロボットに任せるべき仕事」の典型です。

「そんなのうちには関係ない」と思うかもしれませんが、意外と多くの企業が、既存業務を“そのまま”自動化できるような仕組みを持っていることに気づいていません。

 

自動化って難しそう？いいえ、今は“現場で回せる時代”です

「RPAといっても、うちは中小企業だし」「ITの知識がある人もいないし」
そんな声もよく聞かれますが、ご安心ください。

最近のRPAツールは、システム部門だけでなく、現場の総務や人事が自ら操作・導入できるよう設計されているものが増えています。

特に“純国産RPA”である【WinActor（ウィンアクター）】は、マウス操作・画面操作をそのまま記録できる直感的な設計で、ITに詳しくない方でも扱いやすいのが特徴です。

たとえば、以下のような自動化が可能です：

• 勤怠報告ファイルを開いて、未提出者を確認し、リマインドメールを送る

• 健康診断の案内を、社員リストをもとに一括作成・送信

• 支払予定の一覧から、金額をチェックして帳票を自動作成

• 社内用Excel台帳を、社外提出用PDFに変換して保存

これらを、プログラミングなしで自動化できるのが、WinActorの強みです。

 

WinActorなら、特別なスキルがなくても書類仕事を代行できる

WinActorの最大のメリットは、「現場の仕事の流れにそのまま対応できること」です。
たとえば、「このファイルを開いて」「ここをコピーして」「あのフォルダに保存して」「この人にメールを送る」というような、人間がやっている操作を、そのままロボットが代わりにやってくれるのです。

さらにWinActorは、Windowsパソコン上で動くソフトウェアなので、既存の業務システムやExcel、メールソフトなどと“自然に連携”できます。わざわざ新しいシステムに置き換える必要がないのです。

加えて、次のようなサポート体制も整っています：

• 操作画面はすべて日本語で、マニュアルもわかりやすい

• 自社用にロボットをカスタマイズすることも可能

• 最初は外部ベンダーに構築してもらい、徐々に内製化もできる

総務の方が一番気になる「習熟のしやすさ」「現場で扱えるかどうか」について、WinActorは非常に優れています。

 

総務から変わると、会社全体の生産性が変わる

実際に、RPAを総務部門から導入しはじめた企業では、以下のような変化が起きています：

• 毎月のルーティン作業が半分以下になり、社員が“考える仕事”に集中できるように

• ミスや漏れが減り、クレームや手戻りも激減

• 他部署からも「自分たちの仕事も自動化できるのでは？」と声が上がる

RPA導入は、単に“便利ツールを入れる”ことではありません。
それは、「現場主導で仕事のやり方を見直し、生産性を高める文化をつくる」第一歩なのです。

そして、その変革の起点になれるのが、日々の書類業務を担っている総務部門なのです。

 

まとめ：あなたの手間を減らす第一歩は“毎月やっていることの棚卸し”から

最初から難しいことをする必要はありません。
まずは、毎月「なんとなくやっている作業」を、手順ごとに紙に書き出してみてください。

• 同じ作業を何度もしていませんか？

• 毎月、時間がかかっている作業はありませんか？

• 人に任せづらい作業を、機械に任せられたらどうですか？

その中に、RPAで“代行”できるタスクが必ずあるはずです。

「業務効率化」と聞くと大げさに思えるかもしれませんが、最初の一歩はとてもシンプル。
自分の時間を取り戻すために、まずは“書類仕事を見直す”ことから始めてみませんか？