【自治体・教育機関向け】WinActor導入で実現する業務効率化の最新事例

1. はじめに：RPA導入は企業だけのものではない

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、これまで主に民間企業での導入が進んできましたが、最近では自治体や教育機関といった公共領域でも注目を集めています。

「限られた職員で多くの業務をこなさなければならない」「紙と人力に頼った作業が多く、非効率」
こうした課題に直面している公共部門にとって、RPAは大きな解決策となり得るのです。

この記事では、国産RPAツール「WinActor」の導入によって、自治体や教育機関でどのような業務が効率化されているのかを具体的な事例をもとに紹介しながら、導入のポイントを解説します。

 

2. なぜWinActorが自治体・学校に選ばれているのか？

公共機関でのRPA導入には、以下のような特有の条件があります。

• 情報セキュリティが厳しい（外部通信NG・クラウド非対応）
• スタッフのITリテラシーが高くない
• システムが古く複雑、独自ツールが多い
• 職員の異動が頻繁で、引き継ぎが困難
• 国や自治体からの通達・ルール変更が多い

このような条件を考慮すると、次の点でWinActorは非常に適しています。

• 完全オンプレミス対応（ネット接続なしでも動作）
• 日本語UIで操作が直感的
• サポートが日本語＆対応が早い
• 国産ソフトであり、自治体のセキュリティ要件を満たしやすい
• 情報総研やNECなどとの連携で、導入サポート体制が整っている

これらの理由から、既に700以上の自治体・教育機関で導入実績があり、今も増加中です。

 

3. 自治体でのWinActor活用事例3選

■ 事例①：住民票発行業務の自動化（千葉県 某市役所）

これまで住民票請求は、窓口で受け取った紙の申請書を手作業でデータ入力し、出力・封入・発送まで約20分かかっていました。

WinActorを使うことで、

• スキャナで申請書を読み取り
• 住民台帳システムに自動入力
• PDF化して印刷指示
• 宛名と発送ステータスを記録

といった流れを自動化し、1件あたりの処理時間が5分→1分に短縮。月間200件で、60時間以上の業務時間削減を実現しました。

■ 事例②：児童手当の定期確認業務（大阪府 某自治体）

児童手当支給に伴う「所得証明書のチェック」「扶養状況の確認」などは、複数システムをまたぐ作業で時間がかかっていました。

WinActorを活用することで、

• 住基・税情報から該当者データを抽出
• 条件分岐で対象者を自動振り分け
• 判定結果をExcelに自動反映

といった業務フローを自動化。繁忙期の作業時間が従来の1/3以下となり、ミスや再確認も減少しました。

■ 事例③：職員異動に伴うID削除・アカウント更新（神奈川県 某市）

人事異動が多い自治体では、システム利用アカウントの管理が手作業に頼りがちでした。

WinActorを導入し、毎月の異動一覧に基づき、

• 利用停止対象のIDをシステムに自動入力
• 更新が必要なユーザーの所属変更を反映
• 対象者リストをExcelに出力＆保存

といった作業を全自動化。ミスゼロかつ毎月20時間の作業時間削減につながりました。

 

4. 教育機関でのWinActor活用事例

■ 事例④：出席情報の集計・通知（私立大学）

毎週の授業出欠を、各教員からExcelで集め、欠席が多い学生には警告メールを送る業務を、事務職員が手作業で実施していました。

WinActorを使うことで、

• 教員提出のExcelを自動収集・統合
• 欠席数が一定を超えた学生を自動抽出
• メール文面を自動作成し一斉送信

という処理をボタン一つで実行。1週間に3〜4時間かかっていた作業が、15分以下で完了するようになりました。

 

5. 導入の壁と乗り越え方

公共機関でのRPA導入は、以下のような課題があります。

• 予算が通りにくい
• ツールの選定に時間がかかる
• 職員の理解・協力を得にくい
• シナリオ作成が専門的に感じられる

これらの壁を乗り越えるために、次のような進め方が有効です。

• 無料トライアルでまず小規模導入（1業務だけでテスト運用）
• 職員全員で共有する「見える成果」づくり（削減時間・件数など）
• ベンダーやパートナーの支援を受ける（シナリオ作成も外注可能）

実際、WinActorはサポート体制も厚く、自治体向けテンプレートやマニュアルも多数用意されています。

 

6. まとめ：小さな自動化から、大きな改革へ

WinActorは「人がやっていた作業をそのまま再現する」ことに長けており、特に紙文化が根強く、属人化しやすい自治体や教育現場にとって非常に親和性が高いツールです。

• Excel、住基システム、会計ソフトなど、既存のツールをそのまま活かせる
• 日本語UIで職員でも習得しやすい
• セキュリティ要件にも柔軟に対応

「今さらRPAなんて…」と思っている職場でも、まずは“1つの単純作業”を自動化してみるだけで、現場の意識が変わります。

小さな成功体験の積み重ねが、職員の働き方そのものを変える第一歩になるのです。