自治体・教育機関のRPA革命｜WinActorで変わる“人手不足と紙地獄”の現場

はじめに：人手不足なのに業務は減らない…現場が限界を迎えている

「人がいない」「でも仕事は減らない」「同じ作業を何年も繰り返している」──そんな現場の声が、全国の自治体・教育機関で上がっています。

特に書類処理や集計業務、問い合わせ対応など、属人化された“繰り返し業務”は、職員の時間を容赦なく奪っていきます。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）という言葉を聞いたことがある人も多いかもしれませんが、「それって大企業の話では？」と感じている方も多いのではないでしょうか。

実は今、WinActorという国産のRPAツールを使って、地方自治体や教育現場でも“現実的で手が届く自動化”が静かに進み始めています。
この記事では、自治体・教育現場のリアルな課題と、それをWinActorでどう解決できるのかを、事例とともに紹介します。

現場のインサイト：「人が辞めても、業務は残る」

自治体や学校で働く人たちは、非常に高い責任感と公共意識を持っています。
しかし、人事異動や退職、育休などによって「その人しかわからない業務」が抜け落ち、残った職員に業務がのしかかる…という状況は全国で共通しています。

「Aさんが退職してから、毎月の報告資料の作り方がわからなくなった」
「前任者のメモだけを頼りに手探りで申請処理を進めている」
こういった声は、RPA導入前によく聞かれる“属人化の弊害”です。

RPAはこの「誰かがやっていた作業」を“仕組み”に変える技術。
しかも、WinActorなら専門知識がなくても、現場の人が自分たちでシナリオを組めるという特徴があります。

事例①：住民票申請の自動処理（市役所）

ある市役所では、住民票の発行申請が1日100件以上あり、そのデータを基幹システムに入力するだけで毎日2〜3時間かかっていました。

WinActorの導入により、申請データ（CSV形式）を自動で取り込み、基幹システムへの転記、受付番号の発行、PDF書類の保管までを自動化。

結果として、入力作業がほぼゼロになり、窓口対応にリソースを回せるようになりました。

事例②：学校アンケート集計の効率化（教育委員会）

各校から提出されるアンケート結果（Excel形式）を1件ずつ手で開いて集計していた教育委員会では、「人手があればもっと他の業務ができるのに…」というジレンマを抱えていました。

WinActorで、各校から届くファイルを自動で開き、必要なデータを抽出・マージ。
さらにPowerPoint形式の報告書まで自動で生成するシナリオを構築したことで、1週間かかっていた作業が2時間で終わるように。繁忙期の残業もゼロに。

事例③：大学の履修登録情報の基幹連携（大学事務局）

大学事務局では、履修登録情報を教務システムに入力する作業を、各学部ごとに人手で行っていたため、入力ミス・漏れが多く発生していました。

WinActor導入後は、学生番号と履修科目をExcelから自動読み込みし、システムへ正確に登録。
システム画面のスクリーンショットを保存することで、監査・履歴管理にも対応。

「人の作業を補助する」ではなく、「人の作業を置き換える」ことで、組織全体の業務設計を変える転機になったと言います。

導入のステップ：はじめは“たった1業務の自動化”から

RPA導入と聞くと、全庁的な大改革を想像してしまいがちですが、成功事例に共通しているのは「小さく始める」こと。

• まずは「繰り返し頻度が高く、属人化している業務」を1つ選ぶ

• Excelやシステムに関係する作業が最適

• WinActorのトライアルやPoCから試す

• 成功したら“業務改善報告”として全体に共有

こうしたサイクルを繰り返すことで、徐々に現場から「次もやってみたい」という声が上がるようになります。

導入効果を数字で見る：なぜRPAはここまで注目されているのか？

ある中核市では、1日あたり200件の書類処理をWinActorに代行させたことで、月間約150時間の削減につながったといいます。
また、Excel集計やシステム登録にかかる作業を年間ベースで見ると、1人分の人件費以上の効果が出ている自治体も増えています。

さらに、業務効率化だけでなく「職員がやりがいを取り戻した」「ミスによるクレームがゼロになった」など、定量だけでなく定性的な変化も多くの組織で見られています。

よくある質問：WinActor導入に関するQ&A

Q1. パソコンに詳しくない現場職員でも使えますか？
A. はい。WinActorはドラッグ＆ドロップで操作でき、ノーコードでシナリオが作れます。現場主導での運用が可能です。

Q2. 情報漏洩のリスクはありませんか？
A. オンプレミス運用やログ管理機能があり、外部ネットワーク接続を遮断して使用することも可能。セキュリティ要件が厳しい自治体・学校でも安心です。

Q3. 導入までどれくらいの期間がかかりますか？
A. PoC（概念実証）なら1〜2週間、実運用は1〜2ヶ月で導入した事例が多くあります。まずは小さな業務から始めてください。

まとめ：「自動化」は、単なる時短ではなく“人的リスクの削減”でもある

RPAは、単に業務を自動で処理して楽をするツールではありません。
それは「誰かの記憶や経験に依存していた業務」を、再現可能な仕組みとして記録すること。
つまり“人がいなくなっても続けられる業務設計”を実現するための土台でもあります。

職員の努力だけで乗り越えていた時代から、ツールで持続可能な現場づくりをする時代へ。
WinActorなら、その第一歩を安全かつ現実的に始めることができます。