【人事・総務部門での活用例】WinActorが実現する5つの業務自動化
はじめに：なぜ今、人事・総務にRPAが必要か
人手不足・業務の属人化・定型作業の多さ――こうした課題に日々直面しているのが、企業の人事・総務部門です。
これまで「人がやるのが当たり前」とされていた事務業務ですが、今その常識が変わりつつあります。
その鍵となるのが「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」です。
特に国産ツールであるWinActorは、業務部門主導で導入しやすく、日本語UIやサポート体制も充実しており、
人事・総務部門のような「現場が主役」の業務改善に最適な選択肢です。
この記事では、実際にどのような業務が自動化されているのかを5つの代表的な事例で紹介しながら、
導入のメリットや進め方についても解説していきます。
人事・総務で発生する“繰り返し業務”とは
人事・総務の仕事は多岐にわたりますが、その多くは「決まった情報を入力し、処理し、報告する」業務です。
中でも、RPAと相性が良いのは以下のような「ルールベースの定型作業」です。
- 勤怠データの集計とフォーマット変換
- 給与・賞与計算に必要なデータ整理
- 入退社に伴う社内システムのID発行・削除
- 年末調整の資料チェックやリマインド送信
- 健康診断・研修管理などの定期イベント対応
これらの業務は、繁忙期になると一気に集中し、担当者の残業やミスの原因にもなっています。
RPAを導入することで、「単調だけどミスが許されない」作業をロボットに任せられるようになるのです。
WinActorが活躍する5つの業務例
以下は、WinActorを活用して人事・総務部門で実際に成果が出ている業務例です。
① 入社時のID発行・アカウント設定
→ Active Directoryや社内SaaSに自動ログインし、マスタ情報をもとにIDを一括作成。
メール通知まで自動化することで、IT部門との連携もスムーズに。
② 勤怠管理データの取りまとめ
→ 複数の勤怠システム（またはExcel）からデータを収集し、フォーマットを統一。
締め日ごとに自動で集計・CSV出力し、給与計算担当へ転送。
③ 年末調整の申告進捗管理
→ 提出状況を定期的に自動チェックし、未提出者には自動でリマインドメールを送付。
人手による確認作業がゼロに。
④ 健康診断対象者リストの作成と通知
→ 勤続年数や年齢、診断履歴をもとに対象者を抽出。
対象者リストを自動作成し、メールで通知。回収状況も自動で追跡。
⑤ 社内研修の参加者管理と評価集計
→ 研修出欠のデータを回収・整理し、参加者名簿やレポートを自動生成。
事後アンケートもフォーム連携で処理可能。
これらの業務に共通するのは「ルール化できる処理＋決まった手順がある」という点であり、
WinActorは「人がやっていた手順をそっくり再現する」ことに長けています。
導入のポイントと現場への浸透方法
RPAはあくまでツールであり、「どう使うか」が成功の鍵です。
人事・総務部門における導入成功のポイントは、以下の3つです。
① 小さな成功体験から始める
→ まずは30分以内で終わる定型業務を自動化し、「便利！」「助かる！」を実感してもらう。
② 担当者の“Excel力”を活かす
→ WinActorはExcel操作との相性が非常に良く、関数やマクロの知識があるだけでもシナリオ作成に強みとなる。
③ IT部門との連携を強化する
→ システム連携やセキュリティ面での調整が必要になるため、IT部門とのパートナーシップが成功のカギとなる。
また、WinActorはノンプログラミングでシナリオ作成が可能なので、
人事部門主導で「業務改善を進めたい」という文化づくりにもつながります。
よくある失敗例とその対策
RPAの導入は魔法のように全てを解決してくれるわけではありません。
人事・総務部門でありがちな“RPA導入の失敗例”として、以下のようなものがあります。
【失敗例1】ツール導入後に“誰も触れない状態”に
→ 現場担当者が操作方法を習得できず、IT部門に丸投げされてしまうケース。
⇒ 対策：現場で使う人が参加する「ハンズオン研修」を実施すること。
【失敗例2】自動化したはずが、例外処理で手戻り続出
→ 申請書類のフォーマットがバラバラで、ロボットが読み込めないトラブルが頻発。
⇒ 対策：まずは“処理ルールが統一されている業務”から自動化する。
【失敗例3】業務がブラックボックス化してしまう
→ 担当者が異動や退職した後、シナリオが属人化し、誰もメンテナンスできない。
⇒ 対策：作成ルールや運用フローを必ずドキュメント化しておくこと。
こうした失敗を避けるには、導入前の“業務整理”と“RPAに適した業務の見極め”が重要です。
実際の導入ストーリー（仮想企業の事例）
ここで、ある中堅製造業の人事部がRPA導入に成功したストーリーを紹介します。
【企業プロフィール】
・従業員数：300名
・課題：入退社の事務手続きが煩雑で、月末は残業が常態化
【導入前の悩み】
人事担当者は入退社に伴うID発行、備品手配、書類作成などを手作業で行っており、
“業務の引き継ぎ”も難しい状態でした。繁忙期には1人あたり月30時間以上の残業も。
【WinActor導入の経緯】
まずは「入社時のID発行」だけを自動化するパイロット導入を実施。
1ヶ月で年間約120時間の削減効果が見込めたため、予算承認が下り、本格展開へ。
【成果】
・入退社対応にかかる工数を70％削減
・業務の属人化を防止
・自部門でRPAのシナリオを作れるようになったことで“自走型チーム”が実現
このように、「まず1つの業務に集中して成功体験を作る」ことが、RPA導入成功のカギです。
まとめ：RPA導入で“事務部門が変わる”という革新
人事・総務の現場は、経理や営業と比べて地味で見えにくい部分もありますが、
実は業務負担が最も大きく、RPA導入による効果が非常に高い領域でもあります。
WinActorは、
- 現場主導で導入しやすい
- Excelとの親和性が高い
- 日本語UIで習得コストが低い
- セキュリティ要件にも対応可能
といった特徴があり、「最初のRPA導入」として非常に優秀なツールです。
まずは小さな業務から一歩踏み出すことで、
人事・総務部門が“ただの事務担当”から“業務改革のリーダー”へと進化していくきっかけになります。
あなたの会社でも、RPAという“仲間”を現場に迎え入れてみませんか？
